Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Allgemeines
Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten wir über Ihre Person erheben und was wir damit machen, wenn Sie sich bei uns bewerben. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortliche Stelle
SP_Data GmbH
Geschäftsführung
Stefan Post
Engerstraße 147
32051 Herford
Telefon: +49 5221 9140 0
E-Mail: datenschutz@spdata.de
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Xamit Bewertungsgesellschaft mbH
Monschauer Str. 12
40549 Düsseldorf
info@xamit.de
1. Teil: Ihre Bewerbung
Im folgenden Kapitel möchten wir Sie über die im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiteten personenbezogenen Daten, den Zweck, die Rechtsgrundlage und die Löschfristen informieren.
Dabei sind personenbezogene Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 EG 26 DS-GVO solche Daten, die alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Oder kurz gesagt: personenbezogene Daten sind alle Daten, die Sie identifizieren, oder identifizierbar machen und daher auch Rückschlüsse über Ihre sachliche oder persönliche Information zulassen.
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:
„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.
Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
I. Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. Das sind regelmäßig Daten, die wir pflichtgemäß erheben (Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen) und solchen Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (freiwillig zur Verfügung gestellte Daten). Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten sind alle Angaben, die Sie uns ohne unsere Aufforderung mitteilen.Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (z.B. §§ 99 BetrVG, 81 Abs. 1 Satz 4 SGB IX) beteiligen wir Betriebsräte und Schwerbehindertenvertretungen an der Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
1) Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen
- Anrede
- Vor- und Nachname
- Kontaktdaten (z.B. Straße, PLZ, Ort, Telefon- oder Handynummer, E-Mail-Adresse)
- Geburtsdatum
- Angaben zu der absolvierten Ausbildung
- Fachliche und persönliche Qualifikationen inkl. Berufserfahrung und Ausbildung
- Kompetenzen
- Vorherige Arbeitgeber inkl. Beschäftigungszeitraum und Position
- Gehaltsvorstellung
- Gewünschter Eintrittsdatum
- Gewünschte Einstellungsart: Teilzeit oder Vollzeit
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
2) Daten, die wir bei Dritten über Sie erheben
Sofern Sie in Ihrer Bewerbung Links zu Profilen in sozialen Netzwerken angeben, ist es möglich, dass wir diese im Rahmen des Auswahlverfahrens betrachten; dabei verwenden wir die folgenden Daten:
- Teile des Profils
- Frühere Arbeitgeber/Lebenslauf
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
3) Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten
Welche Daten Sie uns im Anschreiben, im Lebenslauf oder anderen Dokumenten freiwillig zur Verfügung stellen, entscheiden Sie. Häufig werden folgende Angaben gemacht:
- Familienstand
- Geschlecht
- Anzahl der Kinder
- Ihr Foto
- Staatsangehörigkeit
- Religionszugehörigkeit
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
II. Daten, die wir für die Reisekostenabrechnung verarbeiten
Wenn wir Ihre Reisekosten erstatten, verarbeiten wir die folgenden Daten:
- Kontonummer
- Kilometerstand des PKWs und entstandene Fahrtkosten
- Belege (Taxi, Tankquittung, Bahnfahrkarte o.Ä.)
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre Daten für die Abrechnung der Reisekosten, die bei Ihnen durch die An- und Abreise zum Vorstellungsgespräch entstanden sind. Dies erfolgt auf der Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).
III. Daten zum Zweck des Controllings
Für unser Controlling verarbeiten wir folgende Angaben, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen können:
- Wie haben Sie von unserer Stelle erfahren? ("Von Stelle erfahren durch")
Zweck und Rechtsgrundlage
Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses, die Reichweite unserer Stellenausschreibungen zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).
IV. Einholung von Referenzen
Wenn Sie uns Ihre früheren Arbeitgeber mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um ihre Empfehlung bzw. Einschätzung Ihrer Person bitten, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).
V. Kandidatenpool
Es kann vorkommen, dass wir Ihnen trotz Ihres interessanten Profils keine passende Stelle anbieten können. Um im Falle einer zukünftig passenden Stelle wieder auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Bewerbung inkl. aller von Ihnen angegebenen Daten und vorgelegten Dokumente für einen Zeitraum von 2 Jahren in unserem Kandidatenpool sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).
VI. Sonstige Daten
Ferner wird die zwischen Ihnen und dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, erfolgte elektronische und schriftliche Kommunikation gespeichert. Weiterhin speichern wir auch Kommentare, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens zu Ihnen verfasst werden. Auch benutzen wir einen Interviewleitfaden und halten Ihre Antworten in der Personalakte im Falle einer späteren Einstellung fest.
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten diese Angaben zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Darüber hinaus werten wir aus, was wir im Verlauf des Bewerbungsgesprächs verbessern können. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses zur Optimierung unserer Abläufe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).
VII. Personalvermittler und andere Datenquellen
Für die Akquise von Fach- und Führungspersonal werden von uns unter Umständen Personalvermittler beauftragt. Es ist dabei vom Einzelfall abhängig, welche der oben genannten Daten wir direkt bei Ihnen erheben oder durch den Personalvermittler erhoben und an uns weitergegeben werden. Darüber hinaus stellt uns die Agentur für Arbeit Kandidatenprofile mit Kontaktdaten gemäß § 38 Abs. 2 SGB III zur Verfügung.
VIII. Hinweisgeberschutzgesetz
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Demnach sind wir dazu verpflichtet, Meldungen von (vermuteten) Gesetzesverstößen entgegenzunehmen und zu prüfen. Im Rahmen der Aufklärung der gemeldeten Fälle können meldende oder genannte Personen von uns befragt werden. Informationen und Aussagen können an andere betroffene Stellen oder Behörden weiteregegeben oder gerichtlich verwendet werden. Ob eine Weitergabe erforderlich und gesetzlich erlaubt ist, wird in jedem Einzelfall gesondert geprüft.
Wir erhalten die Meldung vom jeweiligen Hinweisgeber. Ggf. wird die Meldung durch die entgegennehmende Meldestelle ergänzt.
Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Entgegennahme und Prüfung einer Meldung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Umsetzung des HinSchG. Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Aufklärung eines gemeldeten Falls erfolgt entweder zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG), sofern Sie in der Meldung beschuldigt oder als Zeuge oder andere beteiligte Person genannt werden, oder zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder interne Vorschriften aufzuklären, sofern Sie die meldende Person sind.
IX. Sonstige Verarbeitungszwecke
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
- Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
- Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
- Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
- Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
- Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
- Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interessens an der Verbesserung unserer Prozesse.
- Wir verarbeiten ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
Löschfristen
Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen, informieren wir Sie im Rahmen unserer Mitarbeiterinformation über die Löschfristen.
Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung, werden Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten gespeichert.
Von Meldungen nach dem HinSchG und deren Aufklärung abgeleitete Maßnahmen enthalten keinen Personenbezug, weshalb sie keiner Löschfrist unterliegen. Die Dokumentation einer Meldung wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens bei der Meldestelle gelöscht.
Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.
Wenn Sie der Aufnahme in den Kandidatenpool unseres Unternehmens zugestimmt haben, um die von Ihnen übermittelten Daten auch bei der Besetzung anderer freier Stellen in Betracht zu ziehen, werden Ihre Daten regelmäßig für 2 Jahre im Kandidatenpool gespeichert und danach gelöscht.
Die Löschung Ihrer Daten wird ausgesetzt, wenn sie zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen eines behördlichen Verfahrens benötigt werden.
2. Teil: Welche Stellen erhalten Ihre Daten
Die folgende Liste stellt dar, welche Stellen („Datenempfänger“) Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
- Agentur für Arbeit
- Auditoren
- Banken, Zahlungsdienstleister
- Bildungseinrichtungen, IHK (bspw. bei betriebsgebundenen Ausbildungen)
- Datenschutzbeauftragter
- Dienstleister für Druck, Lettershops
- Dienstleister für Post und Logistik
- Dienstleister für Vernichtung von Akten und Datenträgern
- E-Mail-Provider des Empfängers
- Finanzbehörden
- Gerichte, Rechtsanwälte, gegnerische Anwälte, Strafverfolgungsbehörden, Behörden, Geschäftspartner (im Fall von Strafverdacht oder Rechtsstreitigkeiten)
- IT-Dienstleister
- Personalvermittler (erhalten lediglich die Information, ob es zu einer Einstellung gekommen ist)
- Steuerberater
- Telekommunikationsdienstleister
- Wirtschaftsprüfer
Weitergabe Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU
Unsere IT-Dienstleister und unsere Unternehmensgruppe verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können.
Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Die verbundenen Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienstleister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
3. Teil: Ihre Rechte
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
- Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
- Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
- Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
- Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
- Sie haben außerdem das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).